Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to uproszczona forma opodatkowania, w której podatek płaci się wyłącznie od przychodu bez możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu — rozwiązanie korzystne dla działalności o niskich kosztach i prostszej ewidencji.

Co to jest Ryczałt bez kosztów

Koszty uzyskania przychodu nie obniżają podstawy opodatkowania przy ryczałcie, co oznacza, że podatek liczy się od pełnej kwoty przychodu. Ewidencja dotyczy tylko przychodów — zapisywania dat, kwot i kontrahentów — dlatego ryczałt jest często wybierany przez freelancerów, małe biura usługowe i osoby wynajmujące nieruchomości, które mają niskie koszty działalności względnie do przychodu. Przy wyborze warto porównać ryczałt z podatkiem liniowym i skalą podatkową, zwłaszcza jeśli działalność generuje znaczące koszty, amortyzację lub wydatki na paliwo i leasing.

Główne stawki ryczałtu obowiązujące w 2026 r.

  • stawka 17% — dla wolnych zawodów (np. adwokaci, tłumacze, biegli rewidenci) oraz usług na rzecz podmiotów powiązanych,
  • stawka 14% — dla usług opieki zdrowotnej, architektonicznych, inżynierskich, badań technicznych i specjalistycznego projektowania,
  • stawka 12% — dla wydawania oprogramowania i doradztwa IT oraz w niektórych przypadkach dla części przychodu z najmu po przekroczeniu 100 000 zł,
  • stawka 10% — dla handlu nieruchomościami na własny rachunek,
  • stawka 8,5% (do 100 000 zł) i 12,5% (nadwyżka) — dla najmu, podnajmu, zakwaterowania, badań naukowych oraz usług opiekuńczych i edukacyjnych,
  • stawka 5,5% — dla działalności produkcyjnej, robót budowlanych oraz przewozu ładunków powyżej 2 tony,
  • stawka 3% — dla wybranych przychodów z handlu.

Limity przychodów i zasady wyboru

  • limit roczny 2 000 000 euro (ok. 8,6 mln zł) — przeliczany po kursie NBP z 1. dnia roboczego października 2025 r.,
  • limit kwartalnego opłacania ryczałtu 200 000 euro (ok. 860 000 zł),
  • możliwość wyboru ryczałtu przez nowych przedsiębiorców w 2026 r. niezależnie od wcześniejszych limitów,
  • wybór formy opodatkowania zgłaszany do CEIDG do 20 lutego 2026 r..

Jak ewidencjonować przychody: krok po kroku

  1. zapisuj w ewidencji datę przychodu, kontrahenta i kwotę przychodu brutto lub należną (jeśli jesteś VAT-owcem, wpisuj kwoty netto według art. 6 ust. 1a),
  2. numeruj kolejne wpisy chronologicznie, aby zachować czytelność i ułatwić kontrolę,
  3. oddziel przychody z różnych źródeł (usługi, najem, sprzedaż towarów) i przypisz do nich odpowiednią stawkę ryczałtu,
  4. przechowuj faktury, rachunki i dowody zapłaty przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
  5. w przypadku przychodów zagranicznych przeliczaj waluty zgodnie z przepisami podatkowymi i zapisuj kurs oraz podstawę przeliczenia,
  6. korzystaj z formuł automatycznych (np. w Excelu) do obliczania podatku: kwota podatku = kwota przychodu × odpowiednia stawka.

Przykładowa struktura ewidencji (Excel)

  • kolumna a: data przychodu,
  • kolumna b: numer dokumentu,
  • kolumna c: kontrahent (nazwa/PESEL/NIP),
  • kolumna d: rodzaj przychodu (usługa/najem/sprzedaż),
  • kolumna e: kwota przychodu netto/kwota należna,
  • kolumna f: stawka ryczałtu (%),
  • kolumna g: kwota podatku (e × f),
  • kolumna h: data zapłaty podatku,
  • kolumna i: uwagi (np. zwolnienie z VAT, mechanizm podzielonej płatności).

Przykłady obliczeń podatku

Proste przykłady pokazują, jak działa mechanika ryczałtu i pomagają przy decyzji o wyborze formy opodatkowania. Dla jasności prezentujemy trzy typowe sytuacje:
– przychód ze sprzedaży usług IT 10 000 zł przy stawce 12%: podatek = 10 000 × 12% = 1 200 zł,
– najem z przychodem 90 000 zł przy stawce 8,5%: podatek = 90 000 × 8,5% = 7 650 zł,
– najem z przychodem 150 000 zł: do 100 000 zł stosuje się 8,5%, nadwyżka 50 000 zł opodatkowana stawką 12,5% — podatek = 100 000 × 8,5% + 50 000 × 12,5% = 8 500 + 6 250 = 14 750 zł.

Ryczałt a VAT

Podatnicy będący płatnikami VAT obliczają przychód na potrzeby ryczałtu bez kwoty VAT — zgodnie z art. 6 ust. 1a przychód = kwota należna minus VAT należny. Faktury wystawia się standardowo według zasad VAT, a rejestry VAT prowadzi się niezależnie od ewidencji ryczałtowej. W praktyce oznacza to, że sprzedawca VAT-owiec wpisuje do ewidencji przychód netto i na tej podstawie nalicza ryczałt.

Składki ZUS przy ryczałcie — szacunek 2026

Prognozy na 2026 r. bazują na przeciętnym wynagrodzeniu ogłaszanym przez GUS i przyjętych zasadach ustalania podstawy wymiaru składek. Orientacyjne wysokości składek miesięcznych: 460–480 zł dla działalności z przychodem do 60 000 zł rocznie, 770–810 zł dla przychodów 60 000–300 000 zł, oraz 1 390–1 450 zł dla przychodów powyżej 300 000 zł. Te wartości wynikają z przyjętych przybliżeń: podstawa wymiaru na poziomie 60% przeciętnego wynagrodzenia dla najmniejszych przychodów, 100% dla średniego przedziału oraz 180% dla najwyższego. Dokładne kwoty będą ogłoszone przez GUS (podstawa wymiaru) najpóźniej 20 stycznia 2026 r. (dla celów rozliczeń w 2026 r.).

Kiedy ryczałt jest korzystny, a kiedy nie

Ryczałt jest korzystny, jeśli koszty prowadzenia działalności są niskie w relacji do przychodu — typowe przykłady to freelancing IT, usługi doradcze bez wysokich wydatków na wyposażenie oraz niektóre usługi sezonowe. Z kolei przy działalnościach o dużych kosztach (handel z marżą, transport z kosztami paliwa i amortyzacją, firmy z dużymi inwestycjami w sprzęt) ryczałt może być nieopłacalny, ponieważ nie umożliwia odliczenia kosztów. W praktyce porównanie powinno uwzględniać także składki ZUS i ewentualne możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem, których ryczałt nie daje — utrata takiego rozwiązania może oznaczać różnicę rzędu kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie przy dużej różnicy dochodów. Szacunkowo uproszczone formy opodatkowania są popularne — w analogicznych rozwiązaniach ok. 20–25% jednoosobowych działalności gospodarczych wybiera uproszczenia podatkowe, co świadczy o ich atrakcyjności dla określonych branż.

Terminy i zmiana formy opodatkowania

Wybór ryczałtu dokonuje się przy rejestracji CEIDG lub poprzez zgłoszenie do 20 lutego roku, w którym ma obowiązywać ryczałt. Zmiana formy opodatkowania w trakcie roku jest możliwa, ale wymaga przeanalizowania skutków rozliczeniowych za poszczególne części roku (np. konieczność przeliczenia podatków i składek). Roczne zeznanie dla podatników ryczałtu składa się na formularzu PIT-28 do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Kontrole, dokumentacja i kary

Organy skarbowe weryfikują kompletność ewidencji przychodów oraz zgodność zapisów z fakturami, rachunkami i dowodami zapłaty. Niedopełnienie obowiązków ewidencyjnych może prowadzić do korekty podatku, naliczenia odsetek i kar finansowych, dlatego warto prowadzić ewidencję systematycznie i przechowywać dokumenty przez ustawowy okres 5 lat od końca roku podatkowego. W praktyce kontrola polega na porównaniu zapisów w ewidencji z dokumentami źródłowymi oraz analizie zgodności zastosowanych stawek.

Praktyczne wskazówki ewidencyjne i „life hacki”

Aby zminimalizować ryzyko pomyłek i ułatwić rozliczenia, warto:
– korzystać z prostego arkusza Excel z kolumnami wskazanymi wyżej i automatycznymi formułami do obliczania kwoty podatku, co redukuje błędy ręczne,
– oznaczać sprzedaż gotówkową i bezgotówkową w oddzielnych kolumnach, aby szybko monitorować wpływy i zaległości płatnicze,
– zapisywać kursy walutowe oraz podstawy przeliczeń przy transakcjach zagranicznych, zgodnie z przepisami podatkowymi,
– monitorować próg 2 mln euro i przeliczać go według kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października 2025 r., aby nie przekroczyć limitu przy wyborze formy.

Dodatkowo skorzystanie z ulg (np. ulga „na start” lub preferencyjny ZUS) może znacząco wpłynąć na opłacalność działalności w pierwszych latach.

Przykładowe sytuacje i rozwiązania

Rozważmy kilka rozszerzonych scenariuszy, które pomogą zrozumieć praktyczne konsekwencje wyboru ryczałtu:
– freelancer IT z rocznym przychodem 200 000 zł i stawką 12% zapłaci rocznie 24 000 zł podatku. Przy średniej miesięcznej składce ZUS szacowanej na poziomie 770–810 zł koszty stałe (podatek + ZUS) należy porównać z hipotetycznym podatkiem na zasadach ogólnych: przy koszcie uzyskania i progach skali podatkowej oszczędność lub przewaga zależy od poziomu kosztów i ewentualnych ulg,
– właściciel wynajmujący mieszkanie z przychodem 120 000 zł zapłaci: 100 000 zł × 8,5% + 20 000 zł × 12,5% = 8 500 + 2 500 = 11 000 zł, co często jest korzystniejsze niż opodatkowanie na zasadach ogólnych, jeśli właściciel nie ma wysokich kosztów związanych z najmem,
– firma budowlana z przychodem 500 000 zł, opodatkowana stawką 5,5% dla przewozów i robót, zapłaci 27 500 zł podatku; jednak dla firm z wysoką amortyzacją sprzętu porównanie z księgowaniem kosztów może wykazać inne preferencje podatkowe.

W każdym przypadku rekomendowane jest policzenie porównawczego rozliczenia: ryczałt vs. skala podatkowa vs. podatek liniowy, uwzględniając składki ZUS, koszty uzyskania przychodu i ewentualne ulgi.

Źródła praktyczne i literatura pomocnicza

aktualne przepisy podatkowe i interpretacje urzędowe; komunikaty GUS i NBP dotyczące kursów i przeciętnego wynagrodzenia używane do wyliczeń składek ZUS; instrukcje CEIDG dotyczące zgłaszania formy opodatkowania oraz terminy rejestracji; praktyczne poradniki księgowe i artykuły branżowe porównujące skutki wyboru form opodatkowania.

Kluczowe liczby do zapamiętania

najważniejsze wartości to limit wyboru 2 000 000 euro (ok. 8,6 mln zł), limit kwartalnego rozliczenia 200 000 euro (ok. 860 000 zł), główne stawki ryczałtu 17%, 14%, 12%, 10%, 8,5%/12,5%, 5,5% i 3%, termin zgłoszenia do CEIDG do 20 lutego 2026 r. oraz orientacyjne miesięczne składki ZUS: 460–480 zł, 770–810 zł i 1 390–1 450 zł w zależności od progu przychodów.
Na liście podałeś tylko 2 linki, a poprosiłeś o wylosowanie 5 różnych. Proszę o uzupełnienie listy przynajmniej do 5 distinct adresów, wtedy będę mógł zwrócić wynik w żądanym formacie HTML.